11 funções secretas do Google Docs que vão agilizar seus projetos

O Google Docs é um dos programas da Google mais populares, se destacando por sua versatilidade e oferecendo ferramentas super úteis e compatíveis com diferentes tipos de projetos. Seu sistema em nuvem chama a atenção e favorece o uso remoto de qualquer local conectado com rede.

Porém, apesar desse aparelho completo, é possível aproveitar ainda mais o programa por meio de algumas funções escondidas. Inspirados na especialista Tessa Davis, preparamos um guia com algumas sugestões de uso que podem facilitar as principais atividades no Google Docs, incluindo salvamento, compartilhamento e edição de dados. Confira logo abaixo a lista:

1. Crie documentos pela barra do navegador

(Fonte: @TessaRDavis/Twitter)

Você pode criar um novo arquivo diretamente da barra de ferramentas de seu navegador. Para isso, basta selecionar o espaço no topo da tela e digitar o atalho "docs.new" – inclusive, esse comando funciona com todos os softwares do Google, por exemplo, "sheets.new", "presentation.new", etc.

2. Encontre suas versões anteriores

(Fonte: @TessaRDavis/Twitter)

Fez algumas mudanças há um tempo e não consegue lembrar? Ou sem querer você deletou alguma informação importante e deseja recuperá-la? Para ver as alterações antigas do documento, basta ir em "Arquivo" e selecionar a opção "Histórico de versões".

Nela, também é possível editar as versões antigas, nomeá-las e categorizá-las, caso precise consultar as informações novamente.

3. Crie estilos personalizados

(Fonte: @TessaRDavis/Twitter)

Se você é uma pessoa que utiliza fontes e modelos muito especícos, e está cansado de ter que alterar suas configurações manualmente, essa é a dica perfeita.

Para utilizar as configurações personalizadas no lugar do estilo padrão, você deve selecionar o texto no formato desejado, abrir a lista suspensa com o botão direito, escolher "Título 1" e selecionar "atualizar para corresponder".

4. Use a substituição de textos

(Fonte: @TessaRDavis/Twitter)

As substituições de texto podem ser aplicadas nas ferramentas e evitam que você precise reescrever frases comuns à sua rotina em todo projeto novo. Aqui, por exemplo, a frase "o rato roeu a roupa do rei de Roma" poderia aparecer completa apenas por digitar "o rato roeu".

Para ativá-las, vá em "Preferências", "Substituições" e coloque o texto original para habilitar a troca automaticamente.

5. Mude a capitalização rapidamente

(Fonte: @TessaRDavis/Twitter)

Para colocar letras maiúsculas nas primeiras letras de palavras ou capitalizar todo o texto, vá em "Formatar" e "Texto". Em seguida, vá em "Uso de maiúsculas/minúsculas" e escolha como você quer editar o conteúdo.

6. Envie uma prévia

(Fonte: @TessaRDavis/Twitter)

Mesmo com o documento incompleto, é possível enviar prévias para aprovação ou visualização sem a possibilidade de edição. Vá na URL do documento e troque o texto "/edit" para "/preview".

7. Use atalhos para compartilhar com acesso específico

(Fonte: @TessaRDavis/Twitter)

Para evitar qualquer perda no documento após compartilhá-lo, é possível utilizar atalhos para garantir cópias exportadas. Em vez de enviar a url completa do arquivo, altere "/edit" para "/copy", caso queira habilitar uma cópia do documento, ou para "/export?format=pdf", caso queira a realização de um download em PDF.

8. Incorpore seu documento em um e-mail

(Fonte: @TessaRDavis/Twitter)

Em vez de enviar o arquivo como um anexo ou compartilhá-lo pela plataforma, você pode incorporá-lo rapidamente no corpo do e-mail. Basta ir em "Arquivo", "E-mail" e escolher a seleção de colaboradores ou pessoas específicas. Lá, opte por "não anexar, incluir conteúdo" e conclua o envio.

9. Integre tags com chips inteligentes

(Fonte: @TessaRDavis/Twitter)

Com os chips inteligentes, você pode marcar pessoas, arquivos, datas e eventos em seu documento. Digite "@" no texto e a lista suspensa aparecerá com opções de outros documentos, eventos do calendário, lista de verificação e meios de comunicação. Todos os itens serão atualizados constantemente.

10. Adicione notas de rodapé e imagens

(Fonte: @TessaRDavis/Twitter)

Especialmente para quem trabalha na área científica ou deseja produzir um artigo, utilizar notas de rodapé e referências em imagens é uma mão na roda. Ao clicar em "Explorar", você pode procurar imagens ou sites para anexar. Use os três pontos do canto superior, escolha como essa citação será realizada e você pode determinar em qual parte do documento ela aparecerá.

11. Adicione vídeo no documento

(Fonte: @TessaRDavis/Twitter)

Adicionar um vídeo no documento é muito fácil. Abra um Google Slide, cole o link do conteúdo no espaço reservado e copie o material gerado. Na barra de ferramentas do doc, vá em "Inserir", "Desenho" e "Novo". Por fim, cole o vídeo.